Ao Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte são recolhidos os acervos acumulados e produzidos pelos diversos órgãos da administração pública municipal incluindo os documentos remanescentes de órgãos extintos. Tais acervos são organizados em fundos e coleções.
Existem ainda coleções de documentos em diversos suportes recolhidos ao arquivo por meio de outros mecanismos: doação, compra e permuta. Dentro da instituição, os documentos são organizados em Fundos e Coleções.
"Fundos são conjuntos de documentos organicamente produzidos e acumulados por uma pessoa física ou jurídica, em função de suas atividades. Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta de outros documentos pertencentes a outro fundo." (LOPASSO, Eise Ferraz. Arquivos e documentos, p. 25.)
"Coleção é uma reunião artificial de documentos que, não mantendo relação orgânica entre si, apresentam alguma característica comum." (SÃO PAULO. Secretaria de Estado da Cultura; ASSOCIAÇÃO dos Arquivistas Brasileiros - Núcleo de São Paulo. Dicionário de terminologia arquivística, p. 17.)
Aqueles já devidamente arranjados e acondicionados permitem a pesquisa direta, ou seja, por meio da consulta ao instrumento de pesquisa (inventários ou listagens preliminares), que possibilita ao usuário recuperar com relativa precisão a informação ou documento desejado. Os fundos e coleções ainda não arranjados podem ser acessados de maneira indireta, com a assistência dos funcionários do APCBH.
