Visitas Monitoradas
Destinadas a estudantes de ensino fundamental e médio das redes pública e privada da cidade, a visita monitorada ao APCBH objetiva inserir os estudantes no contexto da discussão sobre arquivo, que inclui a seleção do que é importante e a preservação de acervos documentais, com medidas que podem ser realizadas por todos. O estudante passa a se perceber como sujeito produtor e receptor de documentos, sendo, por isso, responsável pela preservação daqueles documentos considerados de guarda permanente para ele. O conceito que embasa a visita – “É importante? Vamos preservar!” – sintetiza o nosso objetivo geral. A partir da concepção de educação patrimonial como processo, atribuímos à visita mais um sentido de etapa de formação do cidadão, do que de apresentação formal da instituição arquivística.
A visita monitorada é mediada pela equipe do APCBH, recebendo os alunos na Sala de Visitas, onde se inicia o diálogo. Os alunos assistem ao "vídeo documento" e discutem a importância do Arquivo no cotidiano da cidade, fazendo um paralelo com o arquivo pessoal de cada um. Também participam de uma atividade lúdico-pedagógica para conhecerem os documentos do APCBH, recebem dicas de como conservar o seu arquivo pessoal e visitam alguns setores do Arquivo, como a Conservação e os Depósitos, tendo a oportunidade de conhecer o trabalho dos profissionais que trabalham aqui e de observar como a documentação é tratada e armazenada.
Visitas Técnicas
Destinadas a grupos de cursos profissionalizantes, técnicos de outras instituições e alunos de cursos superiores que se interessam pelas técnicas de gestão, tratamento e organização de acervos utilizadas pelo APCBH. O objetivo é informar e explicar as técnicas arquivísticas para gestão documental, conservação, organização e descrição do acervo permanente da instituição, que facilitam o acesso à informação ao usuário. A visita técnica mostra o "ciclo de vida" do documento, a sua conservação em diversos formatos e suportes e as técnicas adotadas para seu arranjo e descrição.
As visitas devem ser agendadas antecipadamente por telefone ou por e-mail.
Telefone: 3277-4665
E-mail: educativoapcbh@pbh.gov.br
Cada um de nós, em nosso dia a dia, produz e recebe documentos, alguns dos quais são muito importantes para nós e desejamos que durem por muito tempo. Essa documentação é útil, pois é forma de provarmos algo ou de nos lembrarmos de alguém ou de algum lugar. Por isso, tendo consciência da necessidade de preservarmos nosso arquivo pessoal, podemos, com medidas simples, conservar os diversos tipos de documentos que temos em nossas casas, prevenindo a sua deterioração acelerada. A seguir, estão descritas algumas dicas de preservação que você pode praticar em casa como forma de prevenção.
· Cuide do ambiente onde você guarda os seus documentos, deixando-o sempre limpo.
· Escolha, para armazenar seus documentos, locais onde não haja incidência da luz solar, que não sejam quentes, úmidos ou com risco de infiltrações.
· Evite armazenar a sua documentação em locais onde haja risco de incêndios, como cozinhas, ou perto de fiações e aparelhos elétricos.
· Não guarde os seus documentos perto de substâncias que possam colocá-los em risco de deterioração. Não os coloque em despensas, junto a alimentos ou coisas doces, líquidos, materiais de limpeza e/ou materiais inflamáveis ou tóxicos.
· Verifique periodicamente os documentos guardados, estejam em papel ou gravados em fitas magnéticas ou em computadores. É importante verificá-los para saber se estão bem conservados ou funcionado bem, no caso das fitas magnéticas, CDs e demais arquivos digitais.
· No caso do papel, faça periodicamente o controle de poeira, de fungos, como o mofo, e de possíveis pragas como cupins, brocas e roedores que podem atacar o documento.
· Evite comer e beber quando estiver lendo, estudando, manuseando documentos ou usando o computador.
· Sempre lave as mãos e seque-as bem quando for manusear seus documentos.
· Ao manusear documentos antigos e guardados por muito tempo, utilize máscara e luvas. Isso irá proteger os documentos e a sua saúde de possíveis fungos.
· Não acumule pilhas de papel, pois além de serem desorganizadas e instáveis, podem aumentar o risco de alimentar incêndios. As pilhas de papel dificultam o manuseio e a conservação do material, além de ajudarem que os papéis se deteriorem mais rápido.
· Evite utilizar pastas, caixas de plástico ou pastas catálogo para guardar documentos. Prefira pastas e caixas de papel. As pastas e também os livros devem ser guardados, preferencialmente, em pé (na vertical), em estantes abertas (arejadas), protegidos da luz direta do sol e da umidade.
· Ao guardar livros e outros papéis em armários e gavetas, coloque sachés de cravo da índia com pimenta do reino junto a eles. Esse saché é uma dica caseira, que vai ajudar a afastar as traças.
· Para limpar os seus documentos em papel, você pode utilizar um pincel macio, com o qual vai remover a poeira e outros detritos que estiverem sobre o papel, ou uma borracha branca. Mas, se o documento estiver muito frágil, recomenda-se que faça um sache colocando um pedaço de algodão dentro de um retalho de pano bem fino. Rale a borracha e a espalhe sobre o papel. Com a ajuda do saché, faça movimentos circulares tirando suavemente a sujeira do papel.
· Não plastifique a sua documentação, nem utilize fitas adesivas ou cola escolar para reparar os documentos, pois a substância química presente nesses materiais acidifica o papel, ou seja, ela irá danificar o documento ainda mais com o tempo.
· Indicamos o envelope branco para se guardar documentos em papel. Armazenado nesse tipo de papel, o documento será preservado por mais tempo, não se deteriorando tão rapidamente.
· Evite enrolar os papéis. A melhor forma de guardar um documento é deixando-o plano. E nunca use gominhas de borracha para amarrar a sua documentação, pois com o tempo, a gominha irá derreter e ficará grudada no papel. Se precisar amarrar algo, utilize um cadarço de algodão.
· Outro material que também não deve ser usado em papéis que você deseja que durem por muitos anos são os clipes e grampos de metal. Eles vão enferrujar com o passar dos anos e manchar a sua documentação. Prefira os clipes de plástico.
· Se você precisar acrescentar alguma informação no verso de seus documentos, use um lápis bem macio, pois assim o papel não ficará marcado e você poderá apagar essa informação quando desejar. Recomenda-se lápis 2B, 4B ou 6B.
· Para guardar fotos em preto e branco ou documentos em papel recomenda-se o envelope branco. Já para guardar fotos coloridas o envelope branco não é recomendado, pois acelera o processo de deterioração.
· Para se guardar fotos coloridas recomenda-se o uso de álbuns que possuam “jaqueta de poliéster” ou um plástico neutro que não danifique a foto. Esses álbuns são encontrados em lojas que vendem material para fotografia e, normalmente, suas características vêm indicadas na etiqueta. Antes de comprar um álbum leia a embalagem.
· Fitas de vídeo e fitas cassete devem ser guardadas rebobinadas até o fim de um dos lados. Coloque-as na vertical dentro de suas embalagens.
· As fitas de vídeo e cassete devem ser armazenadas em locais que não sejam muito quentes, pois com o tempo, o calor danifica esses materiais. Recomenda-se que as fitas fiquem armazenadas em um local com temperatura estável entre 18°C e 20°C, longe de fontes de luz e de campos magnéticos (ímãs e motores elétricos).
· Evite alterações extremas de temperatura e umidade para as fitas de vídeo e cassete. As mudanças de temperatura ou umidade bruscas podem levar ao rompimento do material. As fitas também devem ser rebobinadas a cada três anos. Isso evita o enrugamento e a colagem das voltas do rolo.
· Ao limpar CDs e DVDs use um tecido não abrasivo, como os utilizados para limpar lentes fotográficas, ou use uma escova bem macia. O movimento de limpeza nunca deve ser circular, ou seja, ao longo das trilhas, e sim do centro do disco para fora.
· Evite também colar etiquetas nos CDs e DVDs, pois, com o tempo, a colagem irá prejudicar a leitura e irá acelerar o processo de desgaste.
· As fotografias e demais documentos digitais devem estar salvos em mais de um local, ou seja, não os guarde apenas em seu computador. Faça cópias em CDs ou use um HD externo, esse último deve estar sempre em uso. Não se esqueça de sempre fazer constantemente cópias de segurança.
· Deve-se observar que com o tempo as tecnologias se tornam ultrapassadas. Para a leitura de dados em formato digital, assim como de fitas magnéticas, uma solução é a manutenção de equipamentos e programas nos quais foram gerados. Outra solução é a chamada migração, ou seja, a informação pode ser transferida para outro suporte.
· Por fim, crie critérios para a seleção do que vai ser guardado, conforme função e finalidade. Os documentos, sejam em papel ou em mídias magnéticas ou digitais, podem ser armazenados em caixas, de acordo com seu grau de importância, em ordem, de modo que, se houver alguma tragédia (incêndios, inundações, desabamentos e deslizamentos), você saberá o que é mais importante e que deve ser salvo primeiro. Uma boa sugestão é colocar cores nas caixas e ordená-las de acordo com essas cores. Esse é um bom método de classificação de importância a ser seguido.
