A decisão sobre a guarda de um documento depende do valor que ele possui. Analisar os valores dos documentos é uma atividade técnica da gestão documental denominada avaliação. O instrumento resultante da atividade de avaliação documental é a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo - TTDD.
Na Prefeitura de Belo Horizonte, essa avaliação é feita pela Câmara Técnica de Avaliação da Temporalidade e Destinação dos Documentos de Arquivo - CTA-PBH. Ela é composta por um grupo de servidores municipais, em caráter permanente, com a função de analisar e fixar os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos pela administração municipal.
A TTDD foi criada por meio do Decreto Municipal n.9.223, de 20 de maio de 1997 e resulta da atividade de avaliação que define prazos de guarda para os documentos assim como a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente no Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte.
A TTDD está disponível para acesso nesta página e no BH Digital, para os servidores municipais, e o decreto, com a primeira versão da tabela que foi publicada, pode ser consultado pelo cidadão na página da Câmara Municipal de Belo Horizonte. A tabela passa periodicamente por atualizações decorrentes das reuniões da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos da PBH. As alterações são feitas no sistema da intranet acessado pelos servidores.
Caso o cidadão tenha interesse em acessar o sistema da TTDD, ele poderá se dirigir ao APCBH para usar a intranet por meio dos computadores disponíveis na sala de consultas. O horário de atendimento do APCBH é de segunda a sexta-feira das 9h às 12h30 e das 13h30 às 17h.
Salientamos que o uso da TTDD é exclusivo da administração da Prefeitura de Belo Horizonte e a utilização do instrumento para eliminação de documentos em outros municípios estará sujeita a sanções administrativas e penais.
